Trên cơ sở Công văn số 6332/VPCP-KSTT của Văn phòng Chính phủ về việc triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thay cho Cổng dịch vụ Công quốc gia trước ngày 01/10/2024. Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Tư pháp, kể từ ngày 01/10/2024, toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ chứng thực điện tử trên địa bàn thị xã Hồng Lĩnh sẽ được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thay cho Cổng Dịch vụ công quốc gia như hiện nay.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường Bắc Hồng giải quyết hồ sơ TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phường

Để các địa phương thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh đúng thời gian theo chỉ đạo của Văn phòng Chính phủ, UBND tỉnh, Uỷ ban nhân dân thị xã đã yêu cầu Phòng Tư pháp, UBND phường, xã trên địa bàn thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh kể từ ngày 01/10/2024. Tuyên truyền, hướng dẫn để người dân trên địa bàn biết và thực hiện chứng thực điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định cụ thể tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được thực hiện như sau:

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực./.