Ngày 09/11/2018, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc đã ký Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 25/12/2018 và thay thế Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định về chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
(Xem toàn văn Quyết định tại đây)
Theo Quyết định, có 08 loại hình họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, gồm: họp tham mưu tư vấn, họp giải quyết công việc, họp chuyên môn, họp giao ban, họp điều phối xử lí công việc, họp tập huấn, triển khai, họp sơ kết, tổng kết, họp chuyên đề với 02 hình thức trực tiếp và trực tuyến. Việc tổ chức cuộc họp phải đảm bảo các nguyên tắc: Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết; tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Đồng thời, tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết, với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị; xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
Cùng với đó, lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp, cải tiến, đơn giản hóa thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức; không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
Ủy ban nhân dân thị xã họp phiên thường kỳ tháng 10/2018
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp và thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong tổ chức họp, Quyết định nêu rõ trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước trong thực hiện các biện pháp như triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tintrong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Việc thu thập, trao đổi, phối hợp xử lý thông tin chủ yếu thực hiện trên môi trường mạng. Tăng cường và mở rộng hình thức họp trực tuyến. Kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo, xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền. Đối với những nội dung phức tạp, cần có sự phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành, hoặc còn có ý kiến khác nhau có thể ủy nhiệm cho thủ trưởng cơ quan tham mưu tổng hợp họp điều phối trao đổi thông tin thống nhất phương án xử lý trước khi xem xét quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Bên cạnh đó, thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước cũng có trách nhiệm tuân thủ các quy định và chịu trách nhiệm khi tổ chức cuộc họp; kết luận rõ ràng, cụ thể về nội dung họp; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp, kịp thời xử lý những vấn đề mới phát sinh; chỉ đạo chặt chẽ việc sử dụng kinh phí cho các cuộc họp theo quy định của pháp luật.
Quyết định cũng chỉ rõ các trường hợp không tổ chức cuộc họp gồm: Họp giải quyết các công việc thường xuyêntrong tình hình có thiên tai hoặc tìnhtrạng khẩn cấp. Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết. Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không phải thông qua cuộc họp. Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở. Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.
Quyết định quy định cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp gồm: Xác định hình thức tổ chức họp; chuẩn bị nội dung cuộc họp; giấy mời họp; cách thức, thời hạn, phương thức gửi tài liệu họp; thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp; trách nhiệm của người chủ trì và người tham dự cuộc họp; biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp. Theo đó,thời gian tiến hành một cuộc họp được quy định như sau: Họp giao ban, họp giải quyết công việc, họp tham mưu, tư vấn, họp điều phối không quá một phần hai ngày làm việc; Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 01 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn. Họp sơ kết, tổng kết công tác không quá 01 ngày. Họp chuyên đề không quá 01 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề. Họp tập huấn, triển khai từ 1 đến 2 ngày. Nhấn mạnh rõ một trong các trách nhiệm của người tham dự họp là phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự được rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
Ngoài ra, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg cũng dành trọn 2 chương (III và IV) quy định cụ thể về cuộc họp của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; cuộc họp của chủ tịch UBND các cấp và cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện./.
BÌNH NGUYÊN - BẢO PHƯƠNG